Regla número uno: lo que pegas en un chat sale de la empresa
Cuando copias un texto en una herramienta de IA que no ha contratado tu empresa, ese texto viaja a un servidor de un tercero. Da igual que la interfaz parezca un cuaderno privado. Técnicamente y jurídicamente, es una comunicación de información a un proveedor externo.
Eso importa por tres motivos distintos, y conviene no mezclarlos:
- Datos personales. Nombres de clientes, correos, currículums de candidatos, informes médicos, nóminas de compañeros. Tratar datos personales con un proveedor externo exige una base jurídica y un contrato de encargo de tratamiento en los términos del artículo 28 del RGPD. Si la herramienta la has elegido tú por tu cuenta, ese contrato no existe.
- Secreto empresarial. Precios, márgenes, hojas de ruta de producto, condiciones de un contrato en negociación. Están protegidos por la Ley de Secretos Empresariales y, casi siempre, por una cláusula de confidencialidad de tu propio contrato de trabajo.
- Propiedad intelectual y licencias. El código propietario de tu empresa —o el de un cliente— tiene dueño y condiciones de uso. Pegarlo entero para «que lo refactorice» es una cesión que nadie ha autorizado.
La regla práctica cabe en una frase: si no lo enviarías por correo a un proveedor que no ha firmado nada, no lo pegues. Y si necesitas la ayuda igualmente, anonimiza: sustituye nombres, cifras identificativas y referencias concretas por marcadores. Funciona sorprendentemente bien y elimina el problema de raíz.
Regla número dos: la responsabilidad del resultado sigue siendo tuya
«Lo generó la IA» no es una eximente en ninguna parte. Si firmas un informe, presentas una previsión o entregas un código, respondes de ello igual que si lo hubieras escrito a mano. Los modelos generan texto plausible, y lo plausible se parece muchísimo a lo cierto: cifras verosímiles que no existen, artículos de ley con numeración inventada, citas atribuidas a estudios que nadie ha publicado.
El uso profesional razonable tiene una forma bastante estable: la herramienta acelera el borrador, la comprobación la haces tú, y el criterio lo pones tú. Todo lo que vaya a salir de tu equipo —a un cliente, a dirección, a producción— pasa por una verificación tuya con la fuente original delante.
Regla número tres: pide la política. Por escrito
El fenómeno tiene nombre en los informes de seguridad: shadow AI. Plantillas enteras usando herramientas personales para trabajar, sin norma, sin formación y sin que la empresa lo sepa oficialmente. El riesgo no lo asume solo la compañía: lo asume también quien lo hace sin cobertura.
Un correo de tres líneas al responsable o al departamento de sistemas —«¿tenemos una política de uso de herramientas de IA? ¿qué está permitido y qué no?»— cambia tu posición por completo. Si hay política, la cumples. Si no la hay, tu pregunta queda registrada y la ausencia de norma deja de ser un problema tuyo. Es el mismo mecanismo que funciona con cualquier otra instrucción laboral: lo que está por escrito protege a quien lo cumple.
Antes de pegar nada, tres preguntas
¿Hay datos personales de alguien? Si la respuesta es sí, anonimiza o no lo hagas.
¿Esto es confidencial de mi empresa o de un cliente? Si la respuesta es sí, solo en una herramienta contratada por la empresa para ese uso.
¿Voy a poder comprobar el resultado? Si no puedes verificarlo, no lo entregues.
Lo que dice la ley europea (y afecta más a tu empresa que a ti)
El Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial no regula lo que tú escribes en un chat: regula los sistemas y a quienes los ponen en el mercado o los usan. Su enfoque es por niveles de riesgo, con un calendario de aplicación escalonado, y hay dos capítulos que tocan directamente al mundo del trabajo.
El primero son las prácticas prohibidas. Entre ellas figura, con nombre propio, el uso de sistemas de inferencia de emociones en el lugar de trabajo, salvo por motivos médicos o de seguridad. Ese software que promete medir el entusiasmo de la plantilla en las videollamadas tiene un problema regulatorio serio.
El segundo es la categoría de alto riesgo, en la que el reglamento incluye expresamente los sistemas destinados a la selección de personal, a la toma de decisiones sobre promoción o extinción de la relación laboral, a la asignación de tareas y al seguimiento y evaluación del rendimiento. Alto riesgo significa obligaciones reforzadas: documentación, supervisión humana, gestión de la calidad de los datos y transparencia hacia las personas afectadas. El reglamento también introduce deberes de alfabetización en IA para las plantillas que usan estos sistemas: formación, no un correo informativo.
El derecho que tu comité ya tiene sobre los algoritmos
Esto es anterior al reglamento europeo y sigue siendo el instrumento más directo. El artículo 64.4 del Estatuto de los Trabajadores, tras la reforma que trajo la llamada ley rider, reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que pueden incidir en las condiciones de trabajo, en el acceso al empleo y en su mantenimiento, incluida la elaboración de perfiles.
En castellano llano: si tu empresa usa un sistema automático para repartir turnos, puntuar rendimiento, priorizar candidaturas o decidir a quién se le renueva, la representación de los trabajadores puede pedir por escrito cómo funciona. No es una petición extravagante: es una obligación legal de información.
A eso se suma, en el plano individual, el artículo 22 del RGPD: derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o te afecte significativamente de modo similar, con derecho a obtener intervención humana, a expresar tu punto de vista y a impugnar la decisión. Si una criba automática te descarta, ese artículo tiene nombre y apellidos.
"Si la herramienta te hace el doble de productivo, esa productividad es tuya y es negociable. No la regales por costumbre."
La conversación incómoda: la productividad que no se cobra
Hay un cálculo silencioso en muchas oficinas ahora mismo. Alguien termina en dos horas lo que antes le llevaba una jornada, no lo dice, y usa el margen para respirar. Otro lo dice, entrega el triple y descubre que lo único que ha cambiado es el listón.
No hay una respuesta buena para todo el mundo, pero sí un principio: el ahorro de tiempo que genera una herramienta es valor, y el valor se negocia igual que se negocia cualquier otro resultado. Documenta lo que la mejora ha supuesto en tu área —tiempo, errores, capacidad— y llévalo a la conversación de retribución con datos, no como anécdota. Y ten presente el otro lado del mismo cálculo: describir tu propio trabajo como «algo que la IA hace sola» es, literalmente, argumentar en contra de tu puesto.
Ocho reglas para no meterse en un lío
- Anonimiza siempre antes de pegar: nombres, DNI, correos, importes identificativos.
- Nunca currículums de candidatos, expedientes disciplinarios, informes médicos ni nóminas ajenas.
- Nunca código, contratos o documentación de un cliente sin autorización expresa.
- Usa la herramienta corporativa si existe; su contrato es la diferencia entre estar cubierto y no estarlo.
- Verifica toda cifra, cita legal, referencia normativa o dato histórico contra la fuente original.
- Deja rastro de tu criterio: qué comprobaste, qué descartaste y por qué. Ese rastro es tu trabajo real.
- Pregunta por la política y guarda la respuesta.
- Si te evalúa un sistema automático, pregunta por sus criterios. Tienes derecho, individual y colectivo, a conocerlos.